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监理公司如何开好内部总监例

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品 牌: 山东绿建
有效期至: 长期有效
最后更新: 2019-08-19 11:44
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  • 所在地区:山东-济宁市
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    山东绿建企业管理咨询有限公司具有房屋建筑工程、市政公用工程、人防工程监理资质,可承担相应类别建筑工程的建设监理、项目管理、工程技术咨询等业务

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    1  会议组织形式的确定

    1.1  会议形式

    一个公司会同时开展多个项目,工地分散。若所有项目负责人都回公司参加总监例会,势必存在一定的困难。考虑采取“互联网+”的会议模式,即:公司附近的项目负责人可以回公司参会;身处外地无法赶回的项目负责人可以参加视频会议;因特殊情况连视频会议都无法参加的项目负责人,可以回看会议录像来了解会议内容。总公司为了对分公司的过程运营、风险管控进行全面的了解和掌控,通常会将分公司的项目管理纳入到总公司的管理体系中,对此,分公司的项目负责人可以通过视频会议参与到总公司组织的总监例会中。

     

    1.2  会议时间

    总监例会应每月召开 1 次,有针对性地对公司及项目一个月来出现的问题展开讨论,对主管部门提出的要求进行审议,对行业动向进行研究。笔者建议,会议的时间点可以选择月末的周五下午,这通常能够满足多数项目的时间安排。

     

    1.3  参会人员

    参加总监例会的人员主要是公司领导、分管领导、机关部室负责人、分公司负责人、项目总监(总代)。参会人员应尽量统一穿着工装以体现企业文化和员工积极向上的风貌。会场环境应整洁、安静,参会者须注意会议纪律,认真倾听汇报人的讲话。

    2  会议内容的确定


    会议的内容,主要涵盖以下几个方面:

    (1)针对项目运营中存在的较典型、有代表性、具有警示意义的问题进行讨论并提出要求。各项目负责人事先以 PPT 的形式总结和整理好汇报材料,包括上月总监例会的要求和本月公司过程中部署的工作落实情况的反馈,并提前 3 天发送给分管项目的副总监,由分管项目副总监对其内容进行审查。笔者建议,项目汇报PPT文件应格式统一,版面简约。项目较多的公司,可由分管项目副总监择项进行重点汇报和分享,尤其对较差项目的分享,要注意方式方法,不要一味指责和打压项目人员的工作积极性,应以帮扶项目改进为主。对于普通、普遍、共性的问题,可以由分管领导进行归纳后一并汇报。会议时长尽量控制在1 h左右,语言应简洁明了。

    (2)针对上次会议部署和安排事项的落实情况进行点评并提出要求。分管项目副总监(或工程部)对下属项目的执行情况进行统一梳理和点评,点到为止,起到警示和提醒作用即可,不必每个项目都单独汇报,不要占用过多时间。

    (3)针对主管部门下发的重要、最新的文件作简要传达。传达人提前审阅本月文件,做到心中有数。宣读时将重点放在文件的主要内容和关键要求上,而具体文件可以在日常工作中及时通知下发或会后统一下发,供各项目组学习。另外,具体文件还可以利用微信群、电子邮件、短信以及公司内部信息化平台等渠道下发给各项目组,文件要求由各项目组及时进行传达、学习和反馈。此种传达方式也能达到事半功倍的效果。

    (4)公司领导总结会议内容并作下一步的工作部署。总公司领导作最后的总结性发言,站在公司层面,结合现状,提出相关工作要求,引导公司各项目适应市场需求,合法、合规地开展监理工作,切实提高公司的整体管理水平。

     

    3  监理服务劳动成果的体现

     

    监理是建设领域的咨询服务行业,在为建设单位提供监理服务的同时,也要讲究劳动成果。因此,笔者建议,关于监理费的收取也应成为总监例会的一个重要议题。监理公司是企业,做业务就要有营收,一个好的总监应该是懂法律、懂技术、懂管理、懂经济的复合型人才。一个公司会有很多的项目,公司领导对各项目监理费收取都比较关心,但又不可能对每个项目的合同收取节点都了解。所以,项目总监应对达到节点的监理费进行汇报和体现,包括项目拖延期对公司带来的风险,以让公司领导及时掌握这些信息,为公司的运营把好方向。

    4  会议成果的落实

     

    会议成果必须要落实,否则开会就失去了意义。会议的内容涉及面较广,参会人员务必要认真做好笔记,以免错漏会议事项。每位参会人员除了自觉做好会议记录以外,还要做到及时传达和落实,这也体现了一个中层管理者的工作态度与职业素养。公司应及时归纳和整理此次总监例会的内容,以书面文件下发至各项目组,督促各项目组按照会议要求进行落实。公司可以安排机关职能部门(如工程部)随机到各项目组进行抽查和帮扶,特别是涉及公司发展的一些安全、质量的原则问题,必须当作重点内容进行控制。

    结语

     

    对于监理公司而言,内部总监例会是项目管理上重要的信息共享工作平台。在会上,各参会代表能分享到很多好的内容和建议,能及时领会到公司领导对各项目组解决问题的要求,能接收到一些重要文件的指示,等等。开好总监例会,对各项目的监理工作开展具有极好的指导意义。通过总监例会,公司领导能全面管控一线项目,特别是在品牌建设上,监理公司就需要这种起着承上启下、中间纽带作用的管理例会。公司的内部管理与项目管理必须有机地结合在一起,公司要发展好,不仅要深耕内部管理,而且还要控制项目的监理行为,以提升自身的软实力。而开好一个内部总监例会,注重时效,将会议成果落实下去,无疑是提高监理企业管理水平的一个良策。

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